Главная Бизнес Советы по управлению проектами на рабочем месте

Советы по управлению проектами на рабочем месте

фотография чистого рабочего места с ноутбуком рядом с чистым листом бумаги
Расплывчатые предложения, такие как предварительное планирование и разумная работа над проектами, часто не содержат подробных советов по повышению эффективности. Кроме того, такие аспекты, как командная работа, рабочая среда и моральный дух, иногда не рассматриваются при обсуждении производительности и управления проектами.

Идеи зарабатывания денег для скаутов

Ознакомьтесь с нашими любимыми идеями, которые помогут вам и вашей команде быть продуктивными и продвигать проекты. В конце концов, DesktopLinuxAtHome существует для повышения производительности, упрощая организацию групп. А теперь приступим к работе!



Практические идеи управления проектами

Эти идеи просты и их легко реализовать при повышении уровня производительности.

  • Взять класс - Чтобы научиться искусству управления проектами, найдите онлайн-курс или полезное видео на YouTube, которое учит основам. Время, которое вы тратите на обучение, вероятно, окажет влияние на ваш уровень эффективности.
  • Найдите подходящее программное обеспечение - поиск Capterra чтобы найти программное обеспечение, подходящее для вашего проекта. Когда вся организация использует одно и то же программное обеспечение, производительность увеличивается. Некоторые из наших фаворитов - Trello, Teamwork, Redbooth, AirTable и Basecamp.
  • Сделай список - В настоящее время существует множество способов составлять простые списки. От надежных приложений для смартфонов и электронных таблиц до классической бумаги и ручки - список поможет вам избавиться от множества задач и перенести их в пространство, где им можно будет расставить приоритеты.
  • Увеличьте разнообразие - Компании, которые нанимают самые разные таланты, имеют конкурентное преимущество, когда дело касается производительности. Менеджеры по найму стремятся привлечь людей, которые отличаются от других в команде и предложат новый взгляд на проекты.
  • Использовать формы - Если вы получаете большое количество писем на определенную тему, вам может быть полезно создать форму запроса с помощью Formstack или Google Forms. Универсальные и настолько сложные, насколько вам нужно, формы - фантастический инструмент для оптимизации управления проектами.
  • Примите Гантта - Диаграммы Ганта - это основной продукт управления проектами, который хорошо подходит для людей, которые учатся визуально или которым необходимо отслеживать несколько проектов одновременно. Найдите в Интернете шаблоны Excel или найдите приложение, которое создает базовые диаграммы Ганта.
  • Создать описания вакансий - Если у вас сложный долгосрочный проект, подумайте о создании организационной схемы специально для этого проекта или подробных должностных инструкций для каждого члена команды, даже для волонтеров.
  • Пакетирование по времени - Проводите время вместе и одновременно выполняйте единомышленники.
бизнес встречи конференции корпоративный ноутбук форма регистрации бизнес консультант по финансам консультирование консультации консультации консультации по налогам синяя форма подписки
  • Отслеживание времени - Использование такого решения, как TimeTap, для отслеживания времени, которое вы тратите на определенные проекты, проинформирует вашу команду, когда вы оцените, сколько времени займут будущие проекты. Касси Эйт, соучредитель и генеральный директор Hoppier, рекомендует неукоснительно отслеживать время вашей команды. «Хотя это, казалось бы, не имеет ничего общего с управлением проектами, на самом деле это очень важно», - утверждает Айте. В течение целого месяца Айте и его команда отслеживали время своего проекта во время работы. В конце месяца они приблизительно знали, сколько времени требуется на выполнение каждой задачи, что упрощало установление реалистичных сроков для будущих проектов.
  • Используйте API - Надстройки, такие как Zapier, могут подключать ваши любимые приложения и повышать общую производительность. Поэкспериментируйте с инструментами, которые вы уже используете, и узнайте, как их интегрировать.
  • Диктант - Если вы склонны черпать идеи во время вождения или многозадачности, устройство для диктовки, приложение для записи голосовых заметок или смартфон с этой функцией могут быть фантастическими вложениями. Регистраторы также удобны для динамичных встреч, на которых вы хотите присутствовать, а не делать заметки.
  • Сделайте резервную копию своей работы - Эта идея может показаться банальной, но каждый день люди теряют данные в результате несчастного случая. Создайте процесс резервного копирования своей работы на ходу или приобретите такой вариант резервного копирования, как Box, Backblaze, Azure, Dropbox, Google Storage или внешний жесткий диск.
  • Документирование Процедур - Шон Клэнси, директор по SEO в Edge Marketing, предлагает назначить стандартные рабочие процедуры для всех задач, чтобы обеспечить единообразие по всем направлениям. С помощью апробированных методов вы можете легко определить сотрудников, нуждающихся в дополнительном поощрении или обучении.
  • Приложение для заметок - Храните все заметки о встречах в одном месте с помощью одного приложения. А еще лучше сделать их доступными для поиска по ключевым словам или тегам. Примеры инструментов для создания заметок: Evernote, One Note, Google Docs и Bear. Не готовы делать записи в цифровом формате? Это нормально! Попробуйте выбрать блокнот, который легко сканировать, или сфотографируйте каждую страницу, когда закончите.

Запланируйте встречи по стратегии обслуживания клиентов с подпиской. Посмотреть пример

Советы команды по управлению проектами

Команды - это жизненная сила современной компании. Часто совместные комитеты и отделы совместно работают и управляют проектами. Эти советы предназначены для команд, которые сотрудничают и обмениваются информацией.



  • Общение - Согласуйте общекорпоративный инструмент для быстрого общения в течение рабочего дня. Хотя электронная почта может быть полезна при общении с людьми за пределами вашей организации, стоит поискать более продуктивные решения при кратком общении с коллегами по работе по поводу задач. Рассмотрите возможность использования программного обеспечения для чата, такого как Slack, Microsoft Teams, WhatsApp или HipChat.
  • Назначьте одного владельца проекта - Дрю Мэндиш, директор по цифровому маркетингу в ROI Amplified, указывает, как один владелец проекта позволяет отдельному лицу обеспечивать соблюдение сроков и предоставление результатов. Этот процесс предотвращает падение мелких предметов через трещины и создание более серьезных проблем.
  • Go Agile - Используйте гибкий метод управления проектами, чтобы повысить продуктивность вашего рабочего места. Мальте Шольц, генеральный директор и соучредитель Airfocus, называет гибкость одним из своих главных советов по управлению проектами, поскольку это позволяет его команде адаптироваться к срокам, заинтересованным сторонам и целям. Гибкий метод особенно распространен в технологических компаниях, таких как Airfocus, где изменение одного условия может сдвинуть весь ваш проект. Изучите программное обеспечение, такое как Jira, Zoho Sprints, GitLab и Scrumwise, чтобы перевести вашу команду на гибкий процесс.
  • Упростите онлайн-платежи - Если вы занимаетесь розничной торговлей, оказываете услуги домашнего хозяйства или пожертвования, рассмотрите возможность добавления вариант оплаты онлайн . Если у вас уже есть этот вариант, подумайте о своем опыте работы с пользователем в команде и придумайте способы его улучшить. Оптимизация этого аспекта проекта увеличит продуктивность, доход и уменьшит количество вопросов.
  • Оценить эффективность - Время от времени проводите аудит, чтобы оценить производительность компании и отметить победы команды.
  • Поощряйте подлинность - Аутентичность - это практика признания собственного опыта того, кто вы есть, и последующего согласования своего поведения. По-настоящему настоящие сотрудники ощущают большую сплоченность и связь со своими командами.

Запланируйте обед и учитесь с подпиской. Посмотреть пример

Содействовать культуре продуктивного труда

Создавайте эмоционально безопасную среду, создавая здоровую организацию, в которой процветают проекты. Моделируйте высокую вовлеченность и укрепляйте доверие своих сотрудников, поскольку вы создаете культуру, в которой они могут сосредоточиться и уложиться в сроки как группа.

  • Поделиться обновлениями - Создавать эффективные внутренние каналы связи. Людям необходимо знать, что происходит в организации, поэтому используйте новаторский подход к обмену информацией. Рассмотрим платформу интрасети или регулярные групповые встречи, предназначенные для обмена внутренней информацией, такой как приоритеты проектов и обновления в масштабах компании.
  • Тренируйте своих тренеров - Обучайте руководителей проектов позитивной тактике коучинга, чтобы они были готовы выявить сильные стороны своей команды и подбодрить их, когда ситуация станет жесткой. Пригласите тренера на уровне руководителей, который покажет всем, что нужно делать, и встретится индивидуально с каждым менеджером проекта.
  • Перевести цель - Согласно Harvard Business Review , один вдохновленный сотрудник может произвести 2,25 умеренно довольных сотрудников. Найдите способы вдохновить и напомнить членам команды о том, как они реализуют миссию и видение компании в своих повседневных проектах и ​​насколько это важно. Эти напоминания должны быть натуральными и органическими, а не принудительными или консервированными.
  • Расслабься - Уменьшите стресс на рабочем месте, поощряя внимательность и позитив в дополнение к перерывам между проектами. Враг продуктивности на рабочем месте - выгорание, стресс, истощение, поражение и усталость от сострадания. Ваша команда должна быть обновлена ​​и заряжена энергией, чтобы идти в ногу с потоком проекта. Совет гениальности: Ознакомьтесь с этими советами для зарядить ваших сотрудников энергией .
  • Пошевеливайся - Поощряйте сотрудников посещать тренажерный зал во время обеда, совершать послеобеденную прогулку по окрестностям или растягиваться между временными блоками. «Даже переключение места встречи на кофейню за углом или в парк через улицу дает новую энергию», - говорит Эдвард Бельвиль, менеджер по контент-маркетингу и PR в Spacebase. Совет гениальности: Начните оздоровительную программу компании с эти идеи и советы .
  • Развивать самосознание - Настройте опыт, который поможет людям больше узнать о себе и других. Повышение эмпатии и доверия в отношениях улучшает продуктивность и командную работу по мере того, как вы вместе занимаетесь проектами и растете как группа.
  • Вводить новшества - Команды, которые вводят новшества, обеспечивают высокий уровень продуктивности и синергии. Александра Замоло, руководитель отдела контент-маркетинга Beekeeper, объясняет, как члены команды могут быть наиболее продуктивными, если их поощряют к творчеству, подрыву и нестандартности. Мозговой штурм каждой недели служит хорошим началом для распространения идей. Независимо от того, приближается ли у вас новый проект или у вас не хватает времени на более старый, то, что ваша команда вместе в одной комнате, чтобы поддерживать друг друга в проекте, является полезным.

Запланируйте встречи по завершению проекта с подпиской. Посмотреть пример



Создайте продуктивную офисную среду

Окружающая среда влияет на удовлетворенность сотрудников, их творческий потенциал и результативность проекта. Обязательно предоставьте своей команде идеальное рабочее место, свободное от проблем с безопасностью и отвлекающих факторов.

  • Обеспечьте гостеприимство - Дайте своей команде бесплатный кофе, чай, фильтрованную воду, фрукты и закуски, чтобы они наслаждались работой над задачами. Когда гости заходят на встречу или собеседование, предложите им свежий кофе или воду. Немного гостеприимства имеет большое значение для создания тепла и заботы на рабочем месте. Кроме того, обеспечение кофеином занятых руководителей проектов - это победа!
  • Думайте о технологиях заранее - Настройте свое пространство для встреч с помощью простых, но эффективных технологий. Убедитесь, что все знают пароль Wi-Fi, номер службы технической поддержки, как проецировать экран и даже как инициировать импровизированный звонок по видеоконференции.
  • Flex It - Предлагайте гибкое рабочее время. Не всем хорошо на рабочем столе с 9 до 5. Предложите сотрудникам процент времени, в течение которого они могут работать из любого места, или установите определенные дни недели как рабочие дни, а другие дни как рабочие дни из любого места. Предоставление выбора места работе вашим сотрудникам свидетельствует о доверии и сосредоточении внимания на результатах проекта.
  • Обновить технику - Предоставить новые технологии. Это звучит так просто, но сотрудники могут мгновенно повысить свою производительность, если им будут предоставлены современные технические инструменты. Предоставьте сотрудникам ноутбуки, чтобы они могли брать их с собой на собрания, расширенное пространство для хранения файлов и несколько мониторов на каждом столе. Менеджеры ваших проектов будут вам благодарны!
  • Осветите путь - Предоставьте сотрудникам возможность выбора уровня освещения в офисе. Сделайте некоторые помещения естественным освещением, а для других установите яркие флуоресцентные лампы и все, что между ними. Предоставьте сотрудникам простые способы получить контроль над своим пространством, и их проекты будут расти.
  • Добавить творчество - Добавьте творческие элементы в свое рабочее пространство, чтобы побудить сотрудников мыслить творчески и творчески. Смелые фотообои, фотогалереи и изображения компаний имеют большое значение для персонализации пространства.
  • Добавить растения - Настоящие растения привносят цвет и изюминку в любое офисное помещение, поднимая настроение и привнося в него кусочки природы. Поощряйте сотрудников принести одно или два растения или проявите инициативу, чтобы добавить пару выносливых комнатных растений в общий интерьер вашего офиса. Рассмотрите суккуленты, кактусы, бамбук, мирные лилии, плющ, воздушные растения, растения пауков и змей.
  • Оптимальная температура - Само собой разумеется, что изменение температуры в рабочем пространстве имеет большое значение. Установите термостат на 71-72 градуса и позвольте людям перемещаться по зданию в удобное для них пространство или установите крючки, чтобы людям было легко оставлять свитера или куртки на своих столах для постоянного использования.
  • Вставать - Предложите членам команды возможность стоять за партами, чтобы они могли переключаться между сидением и стоянием во время работы. Тем, кому они нужны, в дополнение к стульям подарите большие мячи для упражнений. Инвестируйте в различные варианты офисных сидений для облегчения совместных встреч.
  • Планируйте удовольствие! - Если ваши проекты кажутся скучными или безжизненными, приносите несколько веселых занятий несколько раз в год и поднимайте командный дух. Использовать эти идеи взаимодействия чтобы ваши сотрудники были более вовлечены, а когда придет время копаться в проектах, они почувствуют себя более мотивированными. Совет гениальности: Помимо идей взаимодействия, попробуйте несколько из этих идеи мероприятий для повышения морального духа сотрудников .

Мы понимаем, что для создания успешной организации требуется разнообразная команда с инновационными стратегиями. Воспользуйтесь некоторыми из этих советов, чтобы изменить то, как вы и ваша команда выполняете свою работу. И знайте, что мы поддерживаем вас в стремлении повысить производительность труда за счет исключительного управления проектами!

Эрика Томас работает маркетинговым стратегом в DesktopLinuxAtHome и любит придумывать новые идеи для повышения производительности.


DesktopLinuxAtHome упрощает организацию бизнеса.


Интересные статьи

Выбор редакции

Обратно в школу Контрольный список
Обратно в школу Контрольный список
Контрольный список «Снова в школу», который подготовит вас к новому учебному году.
30 ледокольных мероприятий для учеников старших и средних школ
30 ледокольных мероприятий для учеников старших и средних школ
30 ледокольных мероприятий для старшеклассников и учеников средних школ, которые помогут подросткам узнать друг друга и способствовать обучению.
50 мероприятий во время весенних каникул, которые не сломают банк
50 мероприятий во время весенних каникул, которые не сломают банк
50 недорогих и веселых мероприятий для семейного отдыха на весенних каникулах
Genius Hack: собирайте информацию с помощью специальных вопросов
Genius Hack: собирайте информацию с помощью специальных вопросов
Узнайте, как добавлять собственные вопросы при регистрации, чтобы собрать такую ​​информацию, как размеры футболок для волонтеров или возраст участников забега.
50 вопросов для ознакомления с группами студентов
50 вопросов для ознакомления с группами студентов
Разбейте лед вместе с новыми членами группы колледжа с помощью этих веселых и забавных вопросов по знакомству.
30 идей местных миссионерских поездок для молодежных групп
30 идей местных миссионерских поездок для молодежных групп
Спланируйте местную миссионерскую поездку для вашей молодежной группы, чтобы научить подростков тому, как служить людям в местном сообществе. Эти проекты помогут преподать жизненный урок служения другим, создавая прочные связи среди молодежи.
40 тем и идей благодарности учителям
40 тем и идей благодарности учителям
40 тем и идей для благодарности учителям, чтобы поблагодарить учителей за их работу в течение учебного года.